Secrétaire médical et médico-social

Accueillir, informer et orienter les usagers

• Accueillir physiquement les patients et visiteurs en adaptant sa communication à son interlocuteur afin de créer un climat de confiance dès leur arrivée.
• Gérer efficacement les appels téléphoniques en apportant des réponses précises et en redirigeant les appels vers les services appropriés, contribuant ainsi à une communication fluide et efficace.
• Maîtriser les outils numériques pour assurer un accueil virtuel efficace, que ce soit par le biais de mails, de plateformes médicales ou du site Internet de l'établissement, facilitant ainsi l'accessibilité aux informations.
• Enregistrer et transmettre les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
• Fournir des informations claires et adaptées en fonction des spécificités de l’usager dans le but de répondre aux besoins spécifiques de chaque interlocuteur.
• Conseiller les interlocuteurs sur les procédures administratives, les droits des usagers et les services disponibles, contribuant ainsi à une compréhension et une prise en charge optimale.
• Orienter de manière personnalisée les interlocuteurs vers les services appropriés en fonction de leurs besoins spécifiques, favorisant ainsi une navigation facilitée au sein de l'établissement.
• Réaliser des supports visuels informatifs permettant aux collaborateurs de connaître l’actualité du service
• Assurer l’affichage informatif, réglementaire et obligatoire selon les procédures en vigueur et/ou la modalité adaptée au contexte
• Mettre en place des stratégies de prévention pour anticiper les situations conflictuelles, contribuant ainsi à un environnement harmonieux.
• Gérer les situations conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme, favorisant ainsi un climat de travail sécure et serein.
• Utiliser des techniques de médiation pour résoudre les conflits de manière constructive, contribuant ainsi à maintenir des relations positives.
• Identifier les situations potentiellement dangereuses pour alerter de façon adaptée et efficiente en cas de besoin.

Assurer la gestion des activités administratives au sein d'un établissement de santé ou médico-social.

• Planifier efficacement les activités administratives en fonction des priorités et des échéances, assurant ainsi une gestion du temps optimale.
• Assurer une gestion optimale des rendez-vous en tenant compte des contraintes et disponibilités des professionnels de santé ainsi que les prescriptions médicales, contribuant ainsi à la qualité du service.
• Contribuer à la saisie des opérations comptables courantes, assurant ainsi la fiabilité des données financières.
• Assurer le suivi des dépenses et des recettes en collaboration avec les services comptables, contribuant ainsi à une gestion budgétaire rigoureuse.
• Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, des dossiers et des documents dans le respect de la confidentialité et RGPD.
• Effectuer l'archivage des documents conformément aux normes en vigueur, contribuant ainsi à une gestion documentaire sécurisée.
• Coordonner les aspects logistiques des réunions, déplacements et congrès dans le but d'assurer le bon déroulement de ces événements.
• Assurer la communication préalable et le suivi post-événementiel de ces activités, contribuant ainsi à une collaboration efficace.
• Se positionner en tant que secrétaire médicale / médico-sociale en réunion, collecter et synthétiser les éléments importants pour les transmettre et /ou suivre l’application des décisions
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs, participant ainsi activement à la qualité des services.
• Participer aux audits qualité et à la mise en place des actions correctives, contribuant ainsi à une gestion axée sur l'amélioration continue.
• Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable
• Participer à la veille réglementaire et professionnelle pour permettre au service d’anticiper et répondre rapidement aux évolutions
• Gérer les stocks de manière optimale en assurant la disponibilité des fournitures et matériels nécessaires, contribuant ainsi à une gestion efficiente des ressources.
• Collaborer avec les services logistiques pour les approvisionnements, assurant ainsi une gestion proactive des stocks.

Gérer les activités relatives au domaine médical et médico-social

• Assurer la création, la mise à jour, et la clôture des dossiers médicaux en conformité avec les normes, contribuant ainsi à une gestion documentaire rigoureuse.
• A l’aide d’outils adaptés, planifier les rendez-vous pour coordonner les différentes étapes du parcours de soin des usagers, assurant ainsi une prise en charge globale et coordonnée.
• Enregistrer les informations nécessaires au suivi des dossiers dans le respect des règles d’identitovigilance et de protection des données
• Transmettre aux interlocuteurs concernés, internes et externes, les informations nécessaires au suivi qualitatif du dossier de l’usager dans un souci de coordination du parcours de santé.
• A l’aide d’outils et de la terminologie adaptés, rédiger des documents professionnels de manière précise et conforme aux standards du secteur, assurant ainsi une communication écrite de qualité.
• Utiliser divers moyens (dictaphone, dictée numérique ou vocale, prise de notes, frappe en direct) pour assurer une documentation complète et de qualité, contribuant ainsi à une gestion optimale de l'information.
• Prendre des notes et synthétiser des informations et éléments essentiels pour faciliter le suivi des dossiers et la communication interne au service.
• Maîtriser les outils de télétransmission pour assurer l'échange sécurisé d'informations médicales, contribuant ainsi à la confidentialité des données.
• Elaborer des devis et factures selon la tarification des actes médicaux et /ou la nomenclature générale des actes médicaux, (NGAP), contribuant ainsi à une gestion financière en conformité avec la réglementation.
• Appliquer et faire appliquer les normes d'hygiène et de prévention conformément aux protocoles établis par la Haute Autorité de Santé (HAS), contribuant ainsi à la sécurité des patients et du personnel.
• Veiller à la conformité des pratiques professionnelles avec les recommandations en vigueur, notamment en matière de droit à l’information (et à la non information), contribuant ainsi à une prise en soins de qualité.
   

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