Préparation au poste de secrétaire assistant

• Produire des documents professionnels courants
• Communiquer des informations par écrit
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations
• Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
• Planifier et organiser les activités de l'équipe
• Assurer l'administration des achatset des ventes
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes
• Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale

1.Produire des documents professionnels
courants
• Utiliser des outils de recherche
d’information et de communication
• Organiser son travail en fonction des
priorités et de la complexité de la
production demandée
• Connaissance des normes de présentation et de
communication professionnelle
2. Communiquer des informations par écrit
• Utiliser le web avec pertinence et
rapidité
• Utiliser les différents outils de recherche
d’information et de communication
• Rédiger et présenter un écrit selon les
normes et usages professionnels
• Connaissance des règles élémentaires de
sécurité informatique et de protection
des données numériques 
3. Assurer la traçabilité et la conservation
des informations
• Concevoir et appliquer un plan de
classement
• Assurer une veille sur les évolutions des
outils et espaces numériques
• Rechercher des informations
• Connaissance des différentes typologies
de classement
• Connaissance de base des règles
juridiques de conservation des
documents
4. Accueillir un visiteur et transmettre des
informations oralement
• Utiliser les outils de communication
• Prendre des notes manuscrites ou en
saisie simultanée
5. Planifier et organiser les activités de
l'équipe
• Créer une liste de tâches et un
échéancier
• Utiliser les outils de communication et de
planification
• Recenser le matériel nécessaire à la
tenue des réunions
• Anticiper et faire preuve d’initiative et de
réactivité en cas d’imprévu
• Repérer les urgences et les priorités et
organiser son travail en conséquence
6. Assurer l'administration des achats
et des ventes
• Utiliser un progiciel de gestion
commerciale
• Négocier un délai, une remise
• Connaissance des procédures
d’achat et de vente de l’entreprise
et des conditions générales de vente
• Connaissance des documents
commerciaux 
• Connaissance des modes de
règlement
7. Répondre aux demandes
d'information des clients et traiter les
réclamations courantes
• Utiliser les outils de communication
de façon professionnelle
• Analyser la demande d'un client et
apporter une réponse adaptée
• Comprendre et respecter le niveau
de délégation accordé
• Instaurer une relation
professionnelle positive avec les
différents interlocuteurs
• Agir avec assertivité
• Rendre compte dans les délais
• Connaissance des
conditions générales de vente
commerciaux
8. Élaborer et actualiser des tableaux de
suivi de l'activité commerciale
• Collecter, sélectionner et exploiter des
données chiffrées

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